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メール誤送信対策　Active!gate

Active! gate は、添付ファイルによる情報漏えいや、うっかりミスによる誤送信を防ぐ、最新のメールセキュリティソリューションです。

メールを送るとき、「宛先の指定」「本文の入力」「ファイルの添付」などはすべて人の手で行う作業です。そのため、システムで自動的にチェックしない限り、誤送信を完全に防ぐことはできません。

Active! gate は、メール送信時に 7つの対策を自動で実行 し、誤送信を確実に防ぎます。

特長

誤送信防止のための機能が自動的に実行

誤送信防止のための7つの機能をすべて自動的に実行します。

脱PPAPにも有効

添付ファイルはメール本文と自動で分離してサーバーに保存され、元メールの本文にダウンロード用URLが自動挿入されます。

ユーザー一括設定が可能

ユーザーごとにポリシーを設定することも可能ですが、強制的に適用される優先度の高いポリシーを管理者が設定しておくことで、全社員に社内ポリシーを適用できます。

誤送信防止のための7つの機能

1

送信メールの一時保留

設定した条件によって送信メールを一定時間隔離・保留し「うっかりミス」を防ぎます。保留されたメールはActive! gateサーバー内に保存され、Active! gateのWebインターフェイスから保留を制御できます。

  • 送信メール保留

    管理者やユーザーが「保留ポリシー」で設定した条件で、メールが一定期間隔離・保留されます。 保留期間は管理者側で設定することができます。 また、特定の宛先のメールのみ保留せずに配送することも可能です。

  • 保留されたメールの確認・配送

    送信者は個人専用のWeb画面「パーソナルコントローラー」の「メール一覧」から保留されたメールの宛先･本文･添付ファイルなどを確認して配送します。

  • リマインダー機能

    保留メールを忘れないよう、一定時間ごとにリマインダーメールを各ユーザーに送信する機能です。

2

添付ファイルの暗号化

メール送信時に、添付ファイルをパスワード付きZIPファイルに自動変換します。

  • 添付ファイルの暗号化
    管理者やユーザーが「添付ファイル暗号化ポリシー」で設定した条件で、添付ファイルをパスワード付きの暗号化ファイルに自動変換して送信します。添付ファイル暗号化後の拡張子を指定したものに変えることも可能です。

  • パスワードの通知方法・管理
    各種のパスワード設定 (自動/手動や、通知の可否など) を持つポリシーを複数作成できます。また、ポリシーを適用する条件も設定可能です。

3

添付ファイルのWebダウンロード

管理者またはユーザーが設定した条件で、添付ファイルを分離してメール本文のみを送信します。分離された添付ファイルはパスワードを使用した別メールで送信され、別途ダウンロードすることができます。

  • 添付ファイルの分離

  • 設定した条件によって分離された添付ファイルはサーバー上に隔離されます。メール受信者は、添付ファイル付きのメールごとに発行されるURLにアクセスすることで、ファイルをダウンロードすることができます。

  • 添付ファイルの管理

  • 送信の際に隔離された添付ファイルは、送信者が任意に削除やロック、ダウンロードが可能な日数などを指定することができます。

4

Bcc強制変換

設定された個数を超えるTo/CCの指定がある場合、全ての宛先を強制的にBccに変換します。​

  • ヘッダ変換設定
    Bccに変換する際、Toの設定やDateヘッダーの変更、Receivedヘッダーの削除など設定いただけます。

5

時間差配信

社内、準社内 (グループ会社など) と社外に、時間差でのメール配信が可能です。社内、準社内の関係者にのみ先にメールを送信し、一定時間経過後に同内容を社外宛に送信します。

  • メールの時間差配信
    社外にメールを送信する前に社内やグループ会社の関係者が内容を確認することができ、送信者が見落としていた「うっかりミス」などに事前に気づくことができます。

6

送信拒否

時間帯や送信者、キーワードなど設定した条件により、メールの送信自体を拒否する機能です。
※ 管理者のみ設定可能

  • 送信拒否
    メールの送信が拒否された場合は、送信者に送信拒否を通知するバウンスメールを送ることができます。

7

上司承認

時間帯や送信者、キーワードなど設定した条件により、メールの送信自体を拒否する機能です。
※ 管理者のみ設定可能

  • 送信拒否
    メールの送信が拒否された場合は、送信者に送信拒否を通知するバウンスメールを送ることができます。

利用例

Active! gateは管理者・グループ・ユーザー単位でポリシーを設定することができ、メールの誤送信対策を柔軟に運用いただけます。様々なルールを適用したメールの運用例を一部ご紹介します。

ケース １

社内は即時送信、社外は一定時間の保留後に送信

全社員の社外宛のメールは「保留する」が、社内やグループ企業宛のメールは「保留しません」。

使用する機能

  • 送信メールの一時保留

  • 時間差送信

見込まれる効果

社外に送信する前に社内で内容を確認する事で、社外に誤った内容が伝わる事を防ぐ事が見込まれます。

メール送信時に一時保管されるプロセスの図

ケース 2

添付ファイルをZIP暗号化し、10桁以上のパスワードを自動発行

社外宛てメールに添付ファイルがある場合は、添付ファイルをZIP化し、10桁以上のパスワードを自動発行します。

使用する機能

  • 添付ファイルの暗号化

見込まれる効果

ミスの発生しやすい「自分でパスワードを設定して、別メールで案内する」作業が不要となります。
また、「2回ZIP化」することでファイル名も隠匿され、より一層セキュリティを高めることが可能です。

メールに添付ファイルがあると自動発行されたパスワードで添付ファイルは分離されるプロセスの図

ケース ３

ファイルサイズが2MB以上の場合は、自動的にWebダウンロードを使用

社外宛のメールに添付されているファイルのサイズが2MB以上の場合に、自動的にWebダウンロードに切り替えます。添付ファイルを分離してメール本文のみを送信し、別途ご案内するパスワードを使用してWebサイトからファイルをダウンロードいただきます。

使用する機能

  • 添付ファイルのWebダウンロード

見込まれる効果

環境によっては受信できない大容量のファイルも相手に送ることが可能で、再送するなど相手を巻き込んだ二次対応が不要となります。

2MB以上のファイルだと、WEBからダウンロードするようになるプロセスの図

ケース ４

宛先 (To/Cc) が10件以上の場合は、Bccに変換して送信

メールの宛先 (To/Cc) に10件以上の外部宛て (外部ドメイン) のアドレスがある場合は、Bccに強制的に変換します。

使用する機能

  • Bcc強制変換

見込まれる効果

「To/Cc」への外部アドレスの誤った登録による、個人情報の漏えいを防ぐ事ができます。

ToやCcが10件以上だとBccに変換されるプロセスの図

ご利用料金

※各月のご利用料金は、その月にActive! gateを登録したメールアドレス数に応じた料金になります。
例）
○月1日：10アドレス利用設定（合計10アドレス利用）
○月15日：30アドレス利用設定追加（合計40アドレス利用）
○月30日：20アドレス利用設定削除（合計20アドレス利用）
→ ○月のご利用料金：40アドレス分の月額料金

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